El dejar para mañana las cosas que puede hacer hoy, es el principio básico de la procrastinación, un comportamiento que se generaliza en la era digital, al multiplicarse los estímulos que nos dispersan.
La leyenda cuenta que Víctor Hugo se sentaba desnudo a trabajar. Su mucama, además, tenía orden estricta de esconder sus ropas, y así el escritor no podía salir de su casa y caer en la distracción. Se obligaba a escribir. A no procrastinar.
El verbo viene del latín procrastinare (pro- a favor de, -crastinare, día después o mañana), y no es otra cosa que diferir o aplazar una tarea. Como comportamiento, la postergación es tan vieja como el hombre –porque es un impulso básico–, aunque es un síntoma de la edad moderna que vaya acompañado de ansiedad. No nos hace felices posponer una decisión importante u ocupar nuestro tiempo con tareas poco relevantes que nos distraen del objetivo principal.
Tomar un té, mirar por la ventana, revisar el correo, fumar un cigarro, pensar una nueva estrategia de acción… la procrastinación se sirve de múltiples formas para relegar el trabajo. Pero, hoy, las nuevas tecnologías son las que nos juegan más en contra: “La dispersión se produce en presencia de demasiados estímulos que distraen, y eso es consecuencia de la cultura digital, que multiplica los contenidos disponibles”, explica Marcelo Urresti, docente investigador en Sociología de la UBA.
Si bien antes la tentación llegaba por una sola vía (primero el libro, luego la televisión), el sociólogo remarca que en la era del bit, la información es constante y multicanal. ¿Quién no ha sufrido alguna vez la irrupción de un pop up (ventana emergente), de una invitación a chatear, un sms, una petición de conferencia por Skype o una llamada al celular en medio de un concienzudo trabajo? Con el ejemplo, Urresti no solo ilustra que los datos llegan sin pausa por distintos flancos, sino que lo hacen sin que la decisión del receptor pueda modificar el flujo de entrada. Aunque decidamos no consultar el correo electrónico o borrarnos de Facebook… la información nos viene a buscar.
Nuestra naturaleza también tiene que ver con la procrastinación (somos víctimas y verdugos). Dicen los expertos que somos más inquietos y estamos más nerviosos que antes. Consumimos un volumen más grande de información y esta procede de fuentes más variadas. Aumentan el caos, la velocidad, la dispersión.
En los más chicos, el modelo no difiere: son adolescentes multitasking que estudian mientras escuchan la radio, ven un video en YouTube y atienden el Messenger. Los adultos, por su parte, mueven cuatro o cinco tentáculos en simultáneo y contestan por mail las directrices del jefe, responden la llamada del proveedor y contactan a nuevos clientes a la vez que cierran un encuentro con los amigos por Facebook. El día a día es estresante.
“El trabajo de nuestros padres era mucho más duro físicamente, pero mentalmente más relajado”, señala Urresti. “En la actualidad, hay más presión por tomar decisiones resolutivas con mayor rapidez y, a la vez, estas son más difíciles de ejecutar porque existen demasiadas distracciones que lo impiden”.
Otro síntoma del clima de la procrastinación en la Argentina es la exigencia constante de una mayor productividad. La obsesión por el tiempo es una obstinación de nuestros días y se refleja en la necesidad de zanjar varios problemas en una sola jornada laboral. En consecuencia, el proyecto principal pierde atención en detrimento de las pequeñas urgencias, y se construye el marco idóneo para el aplazamiento con culpa.
¿Iremos a más? ¿Más prisa, más responsabilidades, más multitareas? El sociólogo especialista asegura que no. Sostiene que en el futuro, habrá un colapso porque la salud de las personas se va a resentir y la somatización del estrés va a dejar las oficinas vacías: “Cuando las empresas vean que este sistema está enloqueciendo a la masa laboral y que el modelo resulta poco rentable, van a tomar cartas en el asunto, van a establecer protocolos de trabajo más laxos que definan las comunicaciones y las tareas prioritarias”.
Sin deseo no hay acción
La procrastinación es parálisis, es la materialización de la dificultad para desear, porque la carencia del deseo lleva a la no acción. Lo dice la psicóloga María José Torres, que define nuestra sociedad como “abúlica, sin pasión”: “La inmediatez con que se satisface el impulso –en lo sexual, por ejemplo– provoca una caída del deseo, que es lo contrario al vacío, tan común en la actualidad entre los más jóvenes”. Según Torres se ha perdido el ritmo, la disciplina, la perseverancia, y convivimos con la falta de esfuerzo, que contrasta con la generación de nuestros abuelos, mucho más sacrificada.
La psicología, del mismo modo que otras ciencias sociales, como la filosofía o la sociología, se preocupa de este tipo de conducta, sobre todo desde 1991, cuando el estadounidense George Akerlof –Premio Nobel de Economía– popularizó el término con la publicación del texto “Procrastinación y obediencia”. En la actualidad, es un fenómeno en boga (Amy Winehouse popularizó una canción que lleva por título este comportamiento) y se escucha nombrar en radios, consultas, debates o talleres. Todos ellos tratan de descifrar las causas de la procrastinación y dar con las mejores herramientas para disiparla.
En el plano académico, los expertos teorizan sobre el asunto. En el libro El ladrón del tiempo, varios ensayos abordan la procrastinación desde diferentes perspectivas: algunos textos adjudican su razón de ser a la ignorancia (si no fuera así… ¡no podría explicarse cómo continuamos con un hábito que nos perjudica!), o bien a que nuestras decisiones no son consistentes en el tiempo, ya que, a corto plazo, resultan más irracionales, más impulsivas. Esto sucede al contrario de lo que estipulamos para momentos alejados en el tiempo: en un experimento realizado por el economista George Loewenstein, los encuestados elegían comedias o películas taquilleras para ver esa misma noche y obras “más serias e importantes” para la noche siguiente.
Un nexo común que une a los autores es que la falta de seguridad en nosotros mismos, unida a un alto grado de perfeccionismo, hace que boicoteemos nuestras propias acciones. Una mezcla de debilidad, ambición y conflicto interno nos empuja al bloqueo y a la frustración y la angustia de la tarea no cumplida.
Soluciones
Así que a modo de recetario, aquí les propongo 22 medidas o consejos para combatir y vencer a la Procrastinación.
1. Valora lo que ganarás al terminar esa tarea. No es algo que tengo que terminar, sino que algo que quiero terminar por su importancia y porque voy a ganar algo significativo con ello. Piensa en lo que obtendrás una vez terminado, no es el “quitármelo de en medio” sino lo que voy a conseguir completando esa tarea.
2. Piensa en que retrasarlo va a ser peor. Retrasarlo es la peor decisión que puedes tomar. Mañana, pasado, probablemente vayas a hacer lo mismo… y la bola irá creciendo. El retraso injustificado, sólo porque “ahora es un coñazo ponerme con eso”, va a abrir un boquete en tu Productividad diaria.
3. Si es una tarea grande, divídela en pequeñas partes. En lugar de afrontar la tarea “a lo bestia”, divídela en tres o cinco puntos. En lugar de visualizar un chuletón gigante que tienes que devorar lo visualizarás como pequeños bocados que irás dando con mayor facilidad. Eso te ayudará a ver que no es para tanto y te animará a acometer la tarea punto por punto, con pequeñas conquistas.
4. Míralo como un reto directo a tu fortaleza y determinación. “¿Es que esto va a ser más fuerte que yo? ¿Va a vencerme una y otra vez?” Ni que tuviera que ascender las escaleras para ir al cadalso. Encara la tarea directamente, cara a cara y complétala porque tienes fuerza de voluntad. Sí, vas a hacerlo.
El gritarte “¡Hazlo ahora!” persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte en marcha de forma inmediata.
5. Corta las mentiras, no te engañes. En seguida detectarás la presencia de la Procrastinación porque viene acompañada de afirmaciones (engaños) del estilo: “venga, no lo hago ahora pero mañana a primera hora me pongo con ello a tope”, o “pongo a bajar un par de películas y luego sin falta lo hago”. Luego te liarás con Twitter, te pondrás a echar una partidita con la Xbox o empezarás a ver el último capítulo de Lost… y la tarea seguirá sin hacer. Es el autoengaño puro y duro en su más refinada variante.
6. Piensa en los demás, a veces son quienes pagan cara tu Procrastinación. Muchas de nuestras tareas influyen en el trabajo o vida de otras personas, algunas cercanas o queridas. Antes de retrasar porque sí esa tarea, piensa en el efecto que tendrá en otros. Porque nadie quiere ser una mala persona o un “cabrito”, ¿verdad? En muchos de estos casos la Procrastinación es sinónimo de ser egoísta e insolidario.
7. Generalmente luego “no es para tanto”. Me ocurre que cuando me pongo y termino esa tarea que tanta pereza me daba en un principio, me encuentro diciéndome a mí mismo: “vaya, pues no era para tanto”. Y me siento como un niño inmaduro por haber dudado tanto. Generalmente es más poderosa la pereza o el miedo a tener que hacer eso, que el desarrollo de la propia tarea en sí. Piensa eso y te ayudará a empezarla con energía.
8. Aplica la regla del ¡Hazlo ahora! La regla es, literalmente, “pegarte un grito a ti mismo”. El gritarte “¡Hazlo ahora!” persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte en marcha de forma inmediata. Grítalo con energía, desde dentro. De primeras parece una absoluta bobada… pero si lo haces con convicción verás cómo te mueve y te pones a trabajar.
9. Si es una tarea compleja, no busques la perfección a la primera. Hazla, termínala de un tirón al 100% y luego vuelve sobre ella para mejorarla y pulirla. Muchas veces es “el sacar brillo” lo que nos desanima: “es que es un montón de trabajo”. Generalmente lo que es un montón de trabajo son los pequeños detalles. Una vez completada de un tirón es más fácil ir mejorándola. No te pares a darle formato al texto, o a buscar los iconos para una presentación, o a encontrar el estilo perfecto en un HTML, empieza a escribir como sea y una vez completado ya lo irás perfeccionando a tu gusto. Es más fácil así.
Muchas de esas pequeñas tareas que podríamos despachar en menos de dos minutos son la materia prima de la Procrastinación.
10. Si utilizas el GTD* ojo con el “algún día”. Las carpetas “tal vez” o “algún día” del GTD no son para amontonar las tareas que más pereza nos dan, sino aquellas que por su intemporalidad no tienen una fecha determinada. Pero no abuses, no pongas ahí todo lo que no te apetece hacer porque ahí seguirán por los siglos de los siglos. Esa carpeta no pueden ser refugio y aliada de la Procrastinación sino sustento de tu Organización y aliadas de tu Productividad. Revisa con relativa frecuencia esa carpeta y pasa las tareas a Próximo o a las tus carpetas de proyecto, donde las completarás antes.
11. Piensa que si vences serás un “mejor profesional”. La regla o el hábito del “¡Hazlo ahora!” te hará más fuerte, te ayudará a afrontar los imprevistos con mayor determinación y te convertirá en alguien eminentemente positivo y decidido. Ante el “¿buff, y ahora qué hacemos?, te ayudará a decir: “pues lo hacemos”. El éxito es de quien da un paso adelante, con determinación.
12. Si te han pasado “un marrón”, no culpes al mensajero. En España dicen “un marrón” cuando otra persona te asigna una tarea que probablemente debería haber hecho ella. No te quedes compadeciéndote de ti mismo y maldiciendo al otro. La primera reacción (tentación) será demorar eso una y otra vez, ya “que es algo que no me correspondía a mí”. Analiza la tarea, enmárcala dentro de su ámbito y proyecto y valora su importancia. Lo que cuenta no es que alguien te la haya encasquetado, sino que es una oportunidad de completar tu proyecto y de mejorar en tu trabajo.
13. Si te vas a poner a ello, corta cualquier distracción. Me ha ocurrido más de una vez. Justo estoy debatiendo internamente si hacerlo o no hacerlo, cuando recibo un correo o me comentan algo por Twitter… adiós al debate. Mi cabeza ya está en otro sitio, he perdido la oportunidad de hacerlo.
14. “Es que es mucho, no sé por dónde empezar”. Aplica la regla anterior de dividir la tarea en varios puntos y empieza por aquel que domines más, que te inspire más o aquel que te resulte más atractivo. A veces es más inteligente (y puede que necesario) empezar por el punto 4, luego ir al 7, el 2 y el 5; que no ir 1, 2, 3, etc. Aquí vences a la Procrastinación siendo creativo e inteligente.
15. Aplica la regla de “los 2 minutos” del GTD. La atribuimos al GTD pero debería ser una regla universal. Si una tarea surge y la puedes completar en menos de 2 minutos (es un tiempo orientativo, se refiere a que podemos terminarlo de forma inmediata), hazla, ahora, sin pensarlo. Muchas de esas pequeñas tareas que podríamos despachar en menos de dos minutos son la materia prima de la Procrastinación. Los mensajes de correo son un claro ejemplo de ello. Si puedes contestarlos, dar una respuesta a alguien que busca algo y cerrar el tema en menos de dos minutos, hazlo de inmediato, no digas “bueno, le contesto mañana mejor”.
16. Hazla para evitar el estrés y la frustración. La Procrastinación perpetua de una tarea, esto es, la clásica cosa que no queremos hacer ni hartos de vino, genera frustración, estrés y un sentimiento de culpa que va y viene para recordarte que estás fallando. A nadie le gusta sentirse así, ¿verdad?
17. Encuentra el lado positivo de esa tarea. Cualquier tarea, por molesta que parezca, tiene que tener un lado positivo. Seguro. Rebusca, analízala y saborea lo que vas a aprender y ganar al realizarla. Tal vez requiere experimentar una nueva técnica de diseño, mejorar tus capacidades de negociación (por una reunión o llamada que estás retrasando una y otra vez), estudiar y aprender un script para un código que tienes que implementar en una web, etc. Aférrate a ese lado positivo, constructivo y didáctico para echar a andar.
Cualquier tarea, por molesta que parezca, tiene que tener un lado positivo. Seguro. Rebusca, analízala y saborea lo que vas a aprender y ganar al realizarla.
18. Elimina todo lo demás de tu cabeza, sólo cuenta eso. Cuando aparece la tentación de demorar, de procrastinar, limpia tu cabeza de cualquier cosa. De otros proyectos, de lo que tienes que hacer ese día, por la tarde, de si esperas una llamada, del partido de esta noche… Elimina todo. Sólo cuenta esa tarea, y la vas a hacer ahora, justo cuando habías planificado.
19. Piensa que destruye tu Organización y Productividad. Te has esforzado por desarrollar un buen sistema de organización, has invertido tiempo en leer y estudiar el GTD, abres y actualizas a diario tu aplicación de gestión personal… y luego te dejas vencer por esa tarea que “mejor la dejo para otro momento”. La Procrastinación, sea “grande” o “pequeña”, es un torpedo directo a la línea de flotación de tu Productividad. Tiene poco sentido pelear tanto por un lado y echarlo a perder tan rápidamente por otro.
20. Enfréntate a la Procrastinación que viene del miedo. A veces es una conversación que queremos tener con nuestro jefe o un compañero de trabajo para tratar un tema espinoso, o una llamada a un proveedor para “decirle cuatro cosas”… algo que debemos hacer pero que implica una situación tensa o de estrés que nos genera temor. En estos casos la Procrastinación es sinónimo de huida, de esconderse. Esa no es la solución. Piensa en lo que ganarás si lo haces, el motivo real de hacer eso y en cómo te sentirás una vez lo hayas hecho. Para quitarse un peso de encima es imprescindible moverse. Muchas veces el “beneficio” que conseguirás te animará a dar el paso, valiente y decidido.
21. ¿Necesitas un estímulo? Recurre a tu canción favorita. Todos tenemos una canción “que nos pone las pilas”, que nos llena de energía y nos hace sentirnos master-and-commander, capaces de ascender el Everest (bueno, casi). Si puedes, en el momento de la duda, ponla. Déjate llevar por su fuerza y grítate: “¡Hazlo ahora!”
22. Saborea el momento de “la victoria”. ¿Y cómo te sientes cuando al final terminas y completas con éxito esa tarea que amenazaba con retrasarse una y otra vez? Bien, útil, productivo y triunfador. Puede sonar a tontería, pero son estas pequeñas conquistas las que nos hacen mejorar cada día, en lo profesional y personal.
*Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen, libro que en español se ha editado con el título Organízate con eficacia.
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